Actualités L’UTE accélère sa transformation numérique

L’UTE accélère sa transformation numérique

Les projets de l’UTE font intervenir une pluralité d’acteurs, allant d’institutions publiques à des opérateurs privés, et touchent des domaines aussi divers que variés tels que la santé, le tourisme, les infrastructures, le développement régional, l’agriculture et l’environnement, etc. Ainsi, dans un souci d’amélioration de la performance de son portefeuille complexe de programmes, l’UTE a initié en 2019 d’importants chantiers numériques en vue de mettre en place son système informatisé de gestion de projets (SIGP).

Cette transformation numérique concerne dans un premier temps la communication interne et la gestion du courrier et de l’archivage. Étant donné que son activité fait intervenir plusieurs services internes à l’institution, l’amélioration des résultats souhaités passe par l’optimisation  de leurs capacités à travailler conjointement, dans une approche orientée vers l’atteinte d’objectifs stratégiques et prioritaires préalablement définis. L’une des premières phases de cette transformation a été la mise en place d’un réseau intranet devant faciliter les échanges, l’archivage et l’accès aux contenus et un partage optimal des ressources. D’ici quelques semaines, la mise en service du système de gestion des processus, des communications et des courriers viendra compléter le réseau.

Un second aspect de la transformation a été la promotion et l’utilisation du de logiciels et d’applications de travail collaboratif. Ce changement est d’autant plus marquant qu’il a doté l’institution de la capacité à facilement muer vers le télétravail lorsque la situation l’exige, comme cela a été le cas durant le premier semestre de l’année 2020 avec la survenue de la pandémie de la Covid-19, et ponctuellement par la suite, en fonction de la situation sécuritaire. Depuis, le dispositif a été amélioré et l’Unité est aujourd’hui l’une des institutions les plus préparées du pays au travail à distance de son personnel.

Étant avant tout une agence d’exécution de projets, la transformation numérique de l’UTE concerne également la gestion de son portefeuille de programmes. Et après un certain nombre d’expérimentations, l’Unité est en phase de déploiement d’un nouveau logiciel de gestion de projets. Cet outil, dont la mise en opération se fera d’ici le mois de septembre,  permettra à l’institution d’améliorer la gestion de ses planning, des ressources, des coûts, de la qualité et des risques.

En parallèle, dans le cadre de sa stratégie de communication, l’UTE a entamé la modernisation de son identité visuelle avec notamment la refonte de son site internet et la mise à jour de sa charte graphique. La stratégie de communication de l’UTE tient compte non seulement de la nécessité d’informer le grand public de ses activités et du travail de qualité de son personnel mais également de son obligation de rendre compte. La redevabilité est en effet au cœur des principes éthiques de l’Unité car celle-ci entend faire en sorte que les interventions des programmes qu’elle implémente ait un impact réel sur les conditions de vie des communautés bénéficiaires.

En somme, la transformation numérique de l’UTE répond d’une part à la volonté d’améliorer la performance de son portefeuille qui a considérablement augmenté et s’est fortement diversifié au cours des dernières années. Le personnel de l’institution a également connu une forte croissance et elle a dû au fur et à mesure adapter son organisation en conséquence. Cette transformation s’est également effectuée dans une optique de rationalisation des coûts de fonctionnement, lesquels doivent être parfaitement maitrisés.

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